1) Gestion des visites médicales :

• Organisation des visites des médecins traitants et de spécialistes.
• Connaître les médecins généralistes intervenants dans l'ehpad
• Tenue à jour de la liste  médecins et de leurs coordonnées en fonction des entrées et des sorties et mise à disposition IDE.
• Connaître les médecins spécialistes intervenants dans l'ehpad et connaître les jours de consultation 

• Organisation des visites :

  Noter sur l'agenda réservé à cet effet les Résidents que doives les différents intervenants.

  Rappel : les consultations des spécialistes sont soumises à a du médecin traitant.

  Prévenir l'équipe si la consultation nécessite des soins particuliers (exemple : laisser en chambre Résident qui vont avoir un ECG ou une consultation dermato, etc).

  Accompagner le médecin dans sa visite.

  Si cela n'est pas possible, préparer les informations nécessaires au médecin pour une consultation éclairée (s'assurer que les information parviendront).

  Guider le médecin : lui montrer où sont les dossiers médicaux, où sont document dont il peut avoir besoin.

  Prévoir avec chaque spécialiste la consultation suivante. Ex : le cardio : dans un mois, 3 mois en fonction de la pathologie du Résidant. (Idem avec le psy).

• 2) Gestion des prescriptions médicales

  a) Que faire des ordonnances de pharmacie:

  - si urgent : faxer à la pharmacie  et déposer l'ordonnance dans bannette « ordonnances faxées ».

  - si non urgent: déposer l'ordonnance dans la bannette  gestion stock.

  - si l'ordonnance comporte une modification de traitement ou s'il s'agit 1 ordonnance ponctuelle de médicaments, généré trois feuille traitement:

  1 pour les IDE (à mettre dans leur boite aux lettres),

  1 pour mettre dans sa bannette) et 1 pour le dossier médical (à classer).

  b) Que faire des ordonnances de laboratoire :

  Faxer les ordonnances au laboratoire puis déposer l'original dans la bannette « labo ».

  c) Que faire des ordonnances de kinésithérapie :

  Déposer les ordonnances dans la boite aux lettres des «kinés ».

  Tenir à jour la liste des Résidents pris en charge par l'un et par l'autre.

  d) Que faire des ordonnances d'orthophonie

  Déposer les ordonnances dans la bannette préparatrice en pharmacie

  Que faire des ordonnances d'examens :

  Prendre rendez-vous pour l'examen :

  voir « gestion des rendez-vous ».

  3) Organisation et gestion des rendez-vous

• Prendre le rendez-vous prescrit pour le Résidant.
• Le noter sur l'agenda médical réservé à cet effet, sur l'ordinateur et sur le tableau des secrétaires.
• Commander l'ambulance ou le VSL et noter sur l'agenda si l'ambulance a été appelée et quelle est cette ambulance :
• Préparer les papiers
•  bon de transport (soit informatique soit manuel (à prendre dans le bureau médical),
• bulletin de liaison, papier de sécurité sociale (photocopie des attestations :
• Faire établir une lettre (ou non) par le médecin
• Joindre éventuellement à ces papiers d'autres documents nécessaires (bilans sanguins, radios, etc).
• Déposer le tout dans la bannette « rendez-vous prêts ».
• Prévenir la famille et le noter sur l'ordinateur.

• Suivi des rendez-vous

• S'enquérir au retour du Résidant de la conduite à tenir:
• nouvelle prescription ?
• nouveau rendez-vous ?

• Une fiche synthétique est constituée lors de cette réunion et mise à la disposition des soignants dans la bannette prévue à cet effet .

  l'IDE Référent(e) établit une fiche « Bilan d'entrée » (à créer en collaboration avec le Médecin Coordonnateur et 1'IDEC) avec les informations suivantes :

  Médecin traitant, bilan cardio, oph, psychiatrique, orthophoniste, radiologique.....

  Elle y consigne des informations importantes telles que « Résidents porteurs d'un cathéter

  , d'un Pacemaker » qu'elle tiendra à jour au cours du séjour du Résidant.Par ailleurs, l'entrée est notée sur le logiciel de soins.

  6) Tenue des dossiers médicaux

  Les dossiers médicaux papier sont dans le bureau médical. Ils sont créés et tenus à jour par l'IDE Référent(e) en collaboration avec l'IDE et/ou l'AS référent(e) du Résidant concerné.

  L'essentiel des documents médicaux se classent dans les dossiers médicaux (bilans sanguins, courriers, etc...

  7) Participation à l'élaboration des procédures et protocoles

  L'IDE Référent(e) doit connaître les différentes procédures en cours dans l'Etablissement.

  Elle participe à l'élaboration de nouveaux textes ainsi qu'à leur diffusion.

  4) Organisation et suivi des soins infirmiers

  Organiser et/ou participer à l'organisation des soins infirmiers avec les IDE (de façon logique et équitable).

  Elle doit connaître les outils utilisés (planification, classeurs de soins infirmiers, tout autre support) et veiller à leur mise à jour (les IDE mettent leurs documents à jour / l'IDE Référent(e) les contrôle).

  Déterminer un moment (quel jour, quelle heure) et un lieu (bureau infirmier ? Infirmerie ?) pour ça.

  5) Participation active au circuit de l'information médicale Réunions quotidiennes AS/IDE 

  Cette réunion a pour but de s'enquérir du nombre de soignants présents et de répartir éventuellement la charge de travail (en cas d'absence).

  Elle permet également d'informer les soignants sur les priorités de la journée.

  Exemple : un Résidant a rendez-vous le jour même à 10 h; il doit donc être préparé en premier

  .Une lecture commune du journal médical et du journal des transmissions est effectuée de façon à ce que tous les soignants soient au courant de l'essentiel et que leur journée se passe sans surprise

  b) Réunions quotidiennes IDE/Médecins 

  Cette réunion permet de faire un point sur les différentes prescriptions depuis la veille à 11 h, permet de connaître les mouvements éventuels des Résidents (entrées, sorties, changement de chambre, etc).

  Elle permet aussi de pointer les différents dysfonctionnements éventuels.

  C'est un moment clef de la journée.

  L'essentiel doit être dit, la réunion devant être courte (20 mn)

  c) Réunions hebdomadaires du lundi et du mardi AS/IDE/Médecin

  Cette réunion permet à chacun de s'exprimer.

  Un tour de table est réalisé et les soignants peuvent verbaliser les difficultés rencontrées avec les Résidents ou poser des questions concernant les soins qu'ils ont à prodiguer ou l'organisation de leur travail.

  L'IDE Référent(e) note les observations faites, compare avec les observations de la seconde équipe, analyse et, si nécessaire, met en place les actions correspondantes.

  Exemple : anorexie signalée par une équipe = l'IDE Référent(e) se renseigne pour savoir s'il en est de même dans la seconde équipe.

  Si oui : quel est le poids du Résidant.

  A-t-il maigri ?

  Que se passe t' il au moment de son repas ?

  Lui a-t-on proposé des compléments alimentaires ?

  Faut-il en commander ? etc....

  d) Vérification des dossiers AS Chaque AS est Référent d'une liste de Résidents.

  Il doit consigner dans le dossier de soins tous les renseignements les concernant : poids, taille, plan de soins personnalisé, gestion de l'incontinence, validation des soins, etc....

  L'IDE Référent(e) doit vérifier la bonne utilisation de ces classeurs.

  A eux seuls, ils doivent permettre le remplacement de l'AS concerné.

  Les documents mensuels utilisés (validation des soins par exemple) sont à classer à la fin du mois dans le dossier médical par les AS.)

  Elle effectue les mouvements des Résidents (entrées, sorties, hospitalisations, etc...)

  Elle vérifie que chaque matin sont imprimés le journal médical et le journal des transmissions pour lecture commune à la réunion.

  1) Gestion des entrées et participation aux réunions « Entrées » des Résidents

  Avant chaque entrée des Résidents, une réunion est prévue avec le pôle administratif, le pôle hébergement et le pôle Vie Sociale de façon à échanger des informations concernant le Résidant à accueillir.

  L'IDE Référent(e) participe à ces réunions de façon à être en capacité de diffuser les différentes informations obtenues auprès de l'équipe soignante.

• 8) Participation au partenariat  relatif au HAD

  L'IDE Référent(e) doit connaître les Résidents faisant l'objet d'une HAD et connaître les procédures le concernant.

  9) Participation au partenariat avec le CMP

  En collaboration avec la Psychologue, participer à la prise en charge de certains Résidents par le CMP.

  10) Participation au partenariat avec les partenaires

  Faire connaître et appliquer la procédure concernant le petit matériel.

  Faire connaître et appliquer la procédure concernant la pharmacie, la tenue du registre de toxiques, le stock tampon.

• 11) Organisation et utilisation du matériel d'urgence

  L'IDE Référent(e) doit en avoir connaissance et participer à sa rediffusion prochaine.

  Elle doit vérifier que le matériel d'urgence. est prêt à l'utilisation (chariot complet, vérifié / aspirations montées, bouteilles d'02 pleines, etc...).

  Elle est à l'origine de petites formations sur le matériel d'urgence destinées aux AS et aux AMP.

  12) Collaboration avec le service de restauration

  Un point doit être régulièrement fait avec la Gouvernante concernant :

  • le régime des Résidents (avec les deux équipes et la diététicienne)

  • le lieu où ils prennent leurs repas

  • le poids des Résidents

  13) Encadrement des Élèves et/ou Etudiants

  L'IDE Référent(e) participe à l'encadrement des différents élèves et étudiants.

  Elle participe également à leur MSP s'ils en ont une.

  14) Participer avec les membres de la direction à l'élaboration et à la mise à jour du Plan Bleu

  L'IDE Référent(e) est la suppléante de l'IDEC dans ses fonctions de membre de la cellule de crise.

  Elle doit connaître le contenu du plan bleu et maîtriser la conduite à tenir en cas de déclenchement de celui-ci.

  15) Information aux familles

  L'IDE Référent(e) s'assure que toutes les informations à donner aux familles ont été faites par les IDE.

  Elle reste un lien entre les deux équipes et participe à toute forme de communication avec les familles.Un protocole relatif à « l'information aux familles » est en projet, l'idée étant de communiquer avec les familles à un autre moment que dans la plainte ou le reproche.

  16) Tenue à jour des listes de Résidents sous Tutelle et des contrats obsèques

  17) Participation active à tout travail commun entre les différents pôles (administratif, hébergement, animations et vie sociale)

  18) Participation au projet d'Etablissement,

• OBJECTIF 

  Harmoniser le travail entre les deux équipes.

  Etre un lien entre tous les intervenants.

  Repérer les manques et/ou les dysfonctionnements et planifier des actions correctives.

  Etre autonome dans son organisation (informatique : word ou autre).

  Organiser une collaboration avec l'IDEC :L'IDEC et l'IDER travaillent en collaboration rapprochée.

  Elles se réservent au moins '/2 journée par semaine pour faire un point précis de la situation médicale de l'Etablissement.