Conseil de la Vie Sociale : mode d'emploi

Le Conseil de la vie sociale

et autres formes de participation

au fonctionnement de l'établissement

Le décret d'application de l'article L.311-6 du CASF relatif au conseil de la vie sociale

et aux autres formes de participation est paru au JO du 27 mars 2004.

Les changements qu’il entraîne  sont exposés ci-après. 

Le conseil de la vie sociale

La mise en place d’un conseil de la vie sociale est obligatoire dans les EHPAD.

Les établissements disposent d’un délai de 6 mois, soit jusqu’au 27 septembre 2004, pour mettre en œuvre les dispositions du nouveau décret.

Dans l’intervalle, le mandat des membres des conseils d’établissements existants se poursuivent, le décret du 31 décembre 1991 régissant leur fonctionnement demeurant applicable pendant ce laps de temps. Ces mandats cesseront de plein droit dès l’installation des nouvelles instances.

Nouveauté :

Le décret prévoit la possibilité, dans le cadre d'un groupe d’établissements, de créer une instance commune pour une même catégorie d'établissements.

A- Membres avec voix délibérative

Le conseil de la vie sociale doit comprendre au minimum :

• 2 représentants des résidents

• 1 représentant des représentants légaux des résidents (familles…)

• 1 représentant du personnel

• 1 représentant de l’organisme gestionnaire1

• soit, au minimum, 5 membres avec voix délibérative.

Comme avant, le nombre des représentants des résidents, de leurs familles ou de leurs représentants légaux doit être supérieur à la moitié du nombre total des membres avec voix délibérative.

Nouveauté :

C'est la décision institutive du conseil qui doit déterminer le nombre et la répartition des membres titulaires et suppléants du conseil. Le décret ne prévoit plus de nombre maximal de membres ayant voix délibérative.

B- Membres avec voix consultative

Nouveauté :

La présence du représentant communal n'est plus exigée. Seul le directeur de l'établissement (ou son représentant) est membre permanent avec voix consultative.

Le décret prévoit en outre la possibilité d'appeler d'autres intervenants extérieurs en fonction de l'ordre du jour ainsi que, pour les représentants des résidents et des familles, de demander à se faire assister pour faciliter leur compréhension des débats.

A- Conditions d’éligibilité

pour représenter les résidents : est éligible toute personne âgée hébergée dans l'établissement

pour représenter les représentants légaux : est éligible tout représentant légal d’un résident ou tout parent jusqu'au 4ème degré

pour représenter les personnels : tout salarié de l’établissement ou salarié mis à sa disposition

B- Election des membres

Les membres titulaires et suppléants des représentants des résidents sont élus par vote à bulletin secret, par l’ensemble des résidents.

Les membres titulaires et suppléants des représentants des représentants légaux sont élus par vote à bulletin secret, par l’ensemble des représentants légaux.

Dans les 2 cas, sont élus le ou les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. A égalité de voix, il est procédé à un tirage au sort.

Les membres titulaires et suppléants des représentants du personnel sont élus au scrutin secret selon les modalités fixées par le règlement intérieur :

dans les entreprises de moins de 11 salariés, par l'ensemble du personnel salarié de l’établissement,

dans les entreprises de 11 salariés ou plus, par les membres du comité d’entreprise ou, à défaut, par les délégués du personnel ou, à défaut, par les personnels eux-mêmes.

Remarque :

Le temps de présence au CVS des personnes représentant les personnels est considéré comme temps de travail.

C- Présidence du conseil de la vie sociale

Nouveautés :

Seul un représentant des résidents est éligible au poste de Président. Les représentants des représentants légaux peuvent toutefois se porter candidats au poste de suppléant.

Le président n'est élu que par les représentants des résidents. Pour l'élection du suppléant, les représentants des familles bénéficient également du droit de vote.

Le président et son suppléant sont élus au scrutin secret, à la majorité des votants. En cas d’égalité, c'est le candidat le plus âgé qui est élu.

D- Durée du mandat

Nouveauté :

Les membres sont élus pour une durée d’un an au moins et de trois ans au plus et ce, quel que soit le nombre de mandats a priori.

Les missions du conseil de la vie sociale sont les mêmes que celles de l’ex-conseil d’établissement.

Ainsi, il donne son avis et peut faire des propositions sur toute question intéressant le fonctionnement de l'établissement.

Sa consultation est obligatoire sur l'élaboration et la modification du règlement de fonctionnement et du projet d'établissement.

En outre, il doit également être consulté sur :

l'organisation intérieure et la vie quotidienne,

les activités, l'animation socioculturelle et les services thérapeutiques,

les projets de travaux et d'équipements,

la nature et le prix des services rendus,

l'affectation des locaux collectifs, l'entretien des locaux, les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture,

l'animation de la vie institutionnelle et les mesures prises pour favoriser les relations entre ces participants,

les modifications substantielles touchant aux conditions de prises en charge.

Remarque :

Les thèmes ne se rattachant pas à un des éléments de cette liste, n’ont pas à être abordés par le conseil de la vie sociale (exemples : demande de documents comptables et financiers, opposition à un licenciement...)

Le conseil de la vie sociale n'est pas un organe décisionnel. Les propositions qu’il rend ne constituent que des avis consultatifs. Il convient malgré tout de veiller à les prendre en compte afin de lui assurer un véritable fonctionnement.

 Le règlement intérieur du conseil, qui établit les principes de son fonctionnement, doit être élaboré lors de la première séance.

 A- Convocation aux réunions

 Les réunions se tiennent sur convocation du président, qui fixe l'ordre du jour et le communique, accompagné des informations nécessaires, au moins 8 jours à l'avance à tous les membres.

Nouveauté:

Désormais, le conseil de la vie sociale doit se réunir au minimum 3 fois par an.

En outre, comme avant, il y a la possibilité pour les 2/3 des membres ou pour le gestionnaire de l'établissement, de convoquer le conseil de plein droit, pour une réunion exceptionnelle.

B- Validation des décisions

Nouveauté :

Le Conseil délibère sur les questions figurant à l’ordre du jour, à la majorité des membres présents.

Les avis émis par le conseil ne sont valables que si le nombre de représentants des résidents et de leurs représentants légaux est supérieur à la moitié des membres. Si ce n’est pas le cas, l’examen de la question est renvoyé à une séance ultérieure. Si lors de cette séance, ce nombre n’est toujours pas atteint, la délibération est alors prise à la majorité des membres présents.

Remarque :

Il n’y a plus de temps minimal à respecter pour fixer une séance ultérieure.

Important :

La carence dans l’organisation du conseil de la vie sociale n’est pas un obstacle à la mise en place du conseil (Cf. article 4 et 16 du décret).

En effet, en cas d’absence de désignation de titulaires et suppléants (carence de candidatures), le conseil pourra malgré tout être mis en place si en tout état de cause, le nombre de représentants des personnes âgées et de leurs familles et représentants légaux est supérieur à la moitié du nombre total des membres désignés.

Pour l’émission des avis, si cette règle n’est pas respectée, l’examen de la question sera reportée

Dans l’hypothèse où cette règle ne pourrait être respectée (carence totale), nous vous conseillons d’établir un procès-verbal de carence qui permettra à l’établissement de prouver qu’il a satisfait à l’obligation des élections pour le Conseil de la vie sociale.

Ce PV devra contenir le résumé de toutes les dispositions prises pour organiser les élections (appels à candidatures, date prévue pour les élections…) et être communiqué à l’ensemble des personnes concernées, soit par voie d’affichage dans l’établissement (pour le personnel et les résidents), soit par courrier (pour les familles).

C- Secrétariat

Nouveauté :

Le secrétariat de séance doit désormais être confié à un membre désigné par et parmi les représentants des résidents et des familles.

L'administration de l'établissement est tenue d'assister ce secrétaire en cas de besoin. Le compte-rendu de chaque séance établi par le secrétaire doit être signé par le président, puis adopté par le conseil avant la tenue de la séance suivante, afin d'être conservé par l'organisme gestionnaire.

D -Autres dispositions

Le conseil de la vie sociale doit être tenu informé des suites réservées à ses avis ou propositions, lors des séances ultérieures.

Les informations concernant les personnes, échangées lors des débats, doivent rester confidentielles.

Les autres formes de participation

Une des innovations de ce nouveau décret est la possibilité désormais accordée aux établissements assurant un hébergement ou un accueil de jour continu, d’instituer en plus du conseil de la vie sociale, un groupe d’expression ou toute autre forme de participation.

En sus du Conseil de la vie sociale (obligatoire), vous pouvez donc décider de mettre en place une autre forme de participation parmi celles proposées par le décret :

• l'institution de groupes d'expression au niveau de l'établissement,
• l’organisation d’un référendum de l'ensemble des résidents sur toutes les questions relatives à l'organisation ou au fonctionnement de l'établissement,
• la mise en œuvre d'enquêtes de satisfaction sur l'ensemble des matières relevant de la compétence du conseil de la vie sociale.

Composition des instances

Comme pour le conseil de la vie sociale, la composition de ces instances doit :

être définie par la décision institutive élaborée par l'organisme gestionnaire,

comporter des représentants des résidents et des familles dans une proportion au moins égale à la moitié des membres.

Compétence des instances

De manière générale, elles doivent être consultées sur les mêmes questions que le conseil de la vie sociale et notamment sur le règlement de fonctionnement et le projet d'établissement. De même, elles sont tenues informées de la suite donnée à leurs avis et propositions.

Fonctionnement des instances

C'est le règlement de fonctionnement qui doit préciser les règles applicables en matière de consultation des personnes, ainsi que les modalités d'établissement et de délibération des comptes-rendus.

Le décret prévoit cependant que :

• L’ordre du jour des séances accompagné des documents explicatifs nécessaires doit être transmis au plus tard 7 jours avant leur tenue aux membres de l'instance.

• L’enquête de satisfaction adressée aux personnes prises en charge doit obligatoirement concerner les mêmes sujets de compétence que ceux du conseil de la vie sociale : organisation intérieure, animation, entretien des locaux ….

Lettres types

 Lettre d'appel à candidature pour la création du conseil de la vie sociale :

Madame, Monsieur,

Conformément aux dispositions de la loi n°2002-02 du 2 janvier 2002 et du décret n°2004-287 du 25 mars 2004, l'établissement va procéder à la création d'un conseil de la vie sociale.

Si vous souhaitez vous porter candidat pour être membre de ce conseil de la vie sociale, nous vous invitons à faire acte de candidature par écrit, jusqu'au ……. (date butoir).

Demeurant à votre disposition pour tout complément d'information,

Le directeur,

Lettre d'appel à candidature pour le renouvellement du conseil de la vie sociale :
?

Madame, Monsieur,

Conformément aux dispositions de la loi n°2002-02 du 2 janvier 2002 et au décret n°2004-287 du 25 mars 2004, l'établissement va procéder au renouvellement de son conseil de la vie sociale.

Si vous souhaitez vous porter candidat pour être membre de ce conseil de la vie sociale, nous vous invitons à faire acte de candidature par écrit, jusqu'au …….. (date butoir).

Nous vous précisons que les membres actuels du conseil de la vie sociale doivent également faire acte de candidature s'ils souhaitent reconduire leur mandat.

Demeurant à votre disposition pour tout complément d'information,

Le directeur,

Lettre type de convocation aux élections du conseil de la vie sociale

Madame, Monsieur,

 Les élections des membres du conseil de la vie sociale seront organisées le ………….. (date des élections) dans …………… (lieu des élections).

 Les listes des personnes ayant fait acte de candidature vous seront adressées au plus tard 15 jours avant les élections et seront affichées dans l'établissement à partir de cette date.

Les élections se déroulent à bulletin secret.

Demeurant à votre disposition pour tout complément d'information,

Le directeur,

Stéphane Joumey

Rédacteur

Rdaction soignantenehpad.fr

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000437022&categorieLien=id